天下大事必作于細——公司組織開展部門檔案管理工作檢查

發(fā)布時間：

2022-07-21

很多時候我們不缺勤勞也不缺智慧，缺的恰恰是把小事做到極致的細節(jié)精神！

按照《關(guān)于開展部門檔案管理工作檢查的通知》精神，由綜合辦公室牽頭，曹金洲、王英英、盧小平、馮赫、劉瑾熙組成檢查小組，于7月10日9：30－7月12日15：30對總工辦、工程管理部、安全管理部、物資管理部、人力資源部、市場經(jīng)營部、財務(wù)資產(chǎn)部、綜合辦公室依次進行了部門檔案管理工作檢查。

檢查小組通過對各部門檔案管理臺賬的檢查、檔案管理人員的問詢、檔案材料（電子檔、紙質(zhì)檔）的查閱、部門負責(zé)人的溝通，整體來講，公司部門檔案管理工作呈出以下特點：

一、部門負責(zé)人在思想上高度重視。

各部門負責(zé)人均高度配合檢查組開展管理檢查，不避諱問題、不遮掩事實、不夸大成績，實事求是，有問必答，有誤必糾。部門負責(zé)人都將部門檔案管理工作認知為部門日常工作且在實施，在親自管。

二、檔案管理員在方法上有據(jù)可依。

各部門工作性質(zhì)和內(nèi)容不一，檔案管理清單的形式、數(shù)量和科目不完全一致，這是沒問題的。不是所有的規(guī)范化都一定要求整齊劃一，那樣形式上好是好看，但會帶來抄襲、僵化、刻板、不思考、不創(chuàng)新的問題。檔案管理要靠“技術(shù)”，但更多的或者說本質(zhì)上是要靠部門負責(zé)人的重視，靠檔案管理員的細致、耐煩、有條理。從各部門檔案管理清單來看，管理邏輯上基本都遵從了管理手冊和部門清單式管理辦法的要求。因此，檢查小組認為各部門在檔案管理的整體工作方向上是不偏的。

三、檔案管理員在實踐上認真負責(zé)。

部門檔案管理工作好不好，關(guān)鍵在于部門檔案管理員的工作是否認真負責(zé)，是否耐煩細致，這是此項管理工作核心要素所在。整體來講，部門都有兼職檔案管理員在管這項工作，都在比較認真負責(zé)地履行此項工作職責(zé)。凡是部門兼職檔案管理人員綜合素質(zhì)較高，態(tài)度謙虛謹(jǐn)慎的，部門基礎(chǔ)管理就相對較好。從此次檢查情況來看，像劉霓倪、邵曉麗、劉瑾熙、黃麗娟等等同志在部門檔案管理方面的工作是值得學(xué)習(xí)、肯定和表揚的。

在檢查過程中也還是發(fā)現(xiàn)存在一些問題，比如工程管理部存在往來文函未及時交內(nèi)業(yè)專員存檔的個別現(xiàn)象（主管建造師工作調(diào)動頻繁）；物資管理部建立的采購臺賬僅包含采購合同、發(fā)票、付款等信息，建議建立主要材料實際采購價格信息庫，為有需求項目提供價格咨詢，為投標(biāo)報價中物資報價提供依據(jù)；市場經(jīng)營部檔案類別、信息科目存在小量交叉重疊；綜合辦公室部分檔案管理清單更新不及時等等。

從臺賬的清晰性、職責(zé)明確性、賬物相符性、歸檔及時性四個維度綜合考量，檢查小組認為各部門的檔案管理工作均為合格。整體來看，相對而言，生產(chǎn)條線的檔案管理工作質(zhì)量略優(yōu)于其它管理條線。

天下大事必作于細！檔案管理看似平凡，實則是部門基礎(chǔ)管理的重要一環(huán)，可以從細微之處體現(xiàn)部門基礎(chǔ)管理的水準(zhǔn)。很多時候我們不缺勤勞也不缺智慧，缺的恰恰是把小事做到極致的細節(jié)精神！